用Line請假,錯了嗎?

每個月,我都很期待最後一個星期二,到中廣流行網《理財生活通》節目中和主持人夏韻芬一起聊關於形象的大小事。在前陣子的訪問中,韻芬觀察到現在有很多人會「用Line請假」,然而這似乎是許多老闆在意卻不告訴你的事!為了讓聽眾們避開諸如此類的職場地雷,她特別在節目中問我:到底職場上用Line請假可不可以呢?

 

想請假在心口難開,還是傳Line吧?

無論是工作還是人際溝通,運用即時通訊軟體已經是個趨勢,甚至有位朋友告訴我,多虧有了Line,讓原本不擅長說甜言蜜語的他,透過貼圖和訊息,使得伴侶之間的感情更加緊密了。然而,Line用在家人朋友之間的「傳情」上或許很適合,但若用在職場上的「達意」則就不一定了!特別像是「請假」等重要事宜時,使用Line更要格外小心。

如果在可以面對面或打電話的時間,不採直接溝通的方式,卻用Line請假,大多是因為內心有想逃避面對老闆時的尷尬:想到與老闆面對面或通電話時,老闆的責罵、追問、質疑、甚至是關懷,想一想,還是傳封訊息給老闆就好了吧!

不過,這麼做其實是很多主管在意的大地雷。例如以下這兩種狀況,經常造成主管與部屬間的摩擦:

 

狀況一:已讀≠已看≠已了解≠已同意請假

很多人在傳送訊息之後,不管主管回覆了沒有,就會先認定為「我已經請假完成」。然而,就算主管「已讀」,他可能正在忙別的事情,或是尚未決定要怎麼回覆,在主管回覆同意之前,請假程序都是未完成的!我卻聽過許多在訊息送出後,就直接不進公司的例子。

此舉無異是強迫主管接受「生米煮成熟飯」的結果,卻沒想到一時貪圖方便,卻造成工作延誤和傷害專業形象的風險。


 

狀況二:訊息溝通效率低,導致溝通誤解或進度延誤

此外,只利用Line請假,一來主管不一定能即時讀取、處理(例如早上7點傳訊息請假,主管可能10點才看到,但許多主管在更早就已擬定好當天整個團隊的工作規劃了);二來,文字溝通訊息曠日廢時、因等待訊息回覆而耗損精力,且因為沒看到對方表情,而無法解讀話中真正的涵義...這些都是降低溝通效能的元凶。

相較之下,如果可以面對面討論或至少以電話溝通,不管是否准假、工作進度確認、人力調配需求,都會更有效率。

 

不是不能用Line請假,而是不能「只」用Line請假

你可能很疑惑,工作上用Line溝通是家常便飯,為什麼用Line請假就不妥了呢?其實可以回歸到「專業請假」最基本的3個層面來看:

1. 告訴主管我要請假
2. 主管准許我請假
3. 不因請假而延誤進度

 

用Line請假,其實只做到了以上3個層面中最初階的一步,而要將請假造成的傷害降到最低,最好的方式除了慎選請假方式之外,也要做好工作進度報告與交接。

萬一臨時需要請假,在主管准假之後,務必要主動向主管報告進度、需要請同事支援的地方;不管是用Line將事情條列化地寫下來,或是於電話中說明,都要確實確認主管已完全理解了,才是最可靠專業的做法。

 

事有輕重緩急,視情況決定是否用Line

其實不只是請假,只要是牽涉到職場上的重要事宜,最好都要以同樣慎重的方式處理。你可以參考以下的光譜,來選擇溝通的方式:

愈重要、急迫,或是希望表現出對對方尊重、需要徵得對方同意的事情,就愈「必須」採面對面溝通的方式,如果沒辦法面對面,再以電話取代。

 

 

休息是為了走更長遠的路,「請假」非但不是壞事,有時候甚至是必要的事。

因此當真需要請假時,不需要閃躲逃避,只要用正確的方式傳達,就能在表明需求的同時,也讓主管有被尊重的感受;更棒的是,這麼做還能讓你雖然人不在公司,卻仍然保持專業形象的高分數。祝福各位,工作時認真打拼,請假時充分休息,讓飽滿的精神成為你衝刺的後盾!

 

(作者:陳麗卿/Perfect Image 陳麗卿形象管理學院