用「3A法則」在對談中優雅退場!


「客戶說話落落長,雖然想結束談話又不知如何開口...」
「商務社交場合上,有時想提早告辭,要怎麼優雅退場才不尷尬?」
這些情況,你遇到過嗎?

如果說「開啟對話」是一門技術,那麼如何「結束對話」則是一門藝術。無論是在會議、商務或社交場合,有些人也許很擅長開啟話題,聊天也總是聊得熱絡,但是卻因為不知道如何拿捏「退場」的方式,結束得匆促或粗糙,因此讓對方覺得你似乎對自己沒有興趣,不但對剛留下的好印象打了折扣,甚至產生疑惑:「剛剛那麼有誠意,是不是裝出來的?」

當你一片真心與人交流,卻因為人際應對不夠細緻而造成對方不好的感受,真的頗令人扼腕---到底要如何學習優雅退場的藝術?這不僅是許多職場工作者都好奇的問題,也是我在商務社交禮儀課程中經常會提到的狀況。其實,優雅退場並不難,只要注意到以下「3A法則」:

 

Announce:先預告時間
通常得匆匆告別,使得退場退得倉促,是因為「突然發覺時間不夠」。然而,之所以會突然發覺「時間不夠」,不一定是因為你太投入對話,而忘了時間的流逝---更常見的狀況是:儘管你心中知道自己只剩5分鐘而感到心急,但對方心裡卻沒有同樣的預期,因此還是照著他自己的步調東拉西扯慢慢談,因此讓你更焦慮。然而,你並不能怪對方,畢竟他並不知道你只剩下一點點時間---事實上,他心中可能正百思不得其解:為什麼你一開始談得神色自若,到了最後卻突然變得坐立難安、不耐煩?

其實,無論是談事情或是談感情---當一個人腦中有想法,卻因為時間急促而沒有表達清楚;心中有情緒,卻因為急著結束沒有充分抒發;情感有話要說,卻因為對方非走不可而沒能傳遞出來,那感覺真的是如鯁在喉,不吐不快,甚至產生不被重視、被忽略、被敷衍了事的負面感受。

為了避免這樣的情形,最好的方法是:在對話一開始時就主動表明自己有多久時間(或是詢問對方有多少時間),不用擔心這樣說會顯得冒犯,事實上這反而是尊重雙方時間的舉動。如果剛開始時覺得時間綽綽有餘,沒想到一聊起來光陰飛逝,還沒談到重點,就接近非離開不可的時間了,這時請立即告知對方,讓對方有機會趕緊切入主題---一般只要是有一定社會歷練的人,都能迅速轉換成「重點模式」。

千萬不要雖然心中著急,嘴上卻隱忍不說---畢竟當你心中擔憂的時候,眼神、表情都一定會受到影響,而人有「明星效應」,傾向於將遇到的一切事物歸咎到自己身上;看到你臉色不好,對方並不會預期你是因為趕時間而變臉,而往往會推測「大概是因為他不喜歡我或對今天的主題感到無趣」而造成關係上的誤會。

 

Alarm:設定「鬧鐘」並預留緩衝時間
相同地,不妨想像一下:如果與朋友共進午餐時,對方頻頻看錶、看手機,儘管他對你說明是要注意時間,你心中會不會還是禁不住疑慮:他是不是不耐煩?不想跟我在一起?對我的話題沒有興趣?或是心繫他事?

如果需要留意時間,不妨善用手機的「鬧鐘」功能,並且預留緩衝時間。例如當我有商業午餐約會的時候,我通常會在剛入座時就先詢問對方有多少時間,進而在手機上設定「提前15分鐘」的鬧鐘,例如對方說14:00需要走,我就會設定13:45的鬧鐘,讓彼此可以專注於談話上,不需要分神去留意時間。而當時間快到了,手機就會自動提醒,這時萬一我們還沒談論到重點,就可以趕緊進入主題。

別小看這「15分鐘」的緩衝時間!就像我們在前面提到的,不論是情感交流還是公務討論,我們都要避免「話還沒說完就硬是被結束」的情況發生。而15分鐘是一個恰恰好的時間長度---試想,如果只留下5分鐘甚至更短的時間,即使對方知道時間快到而趕緊進入重點,5分鐘是難以完整表達的;或是即使表達完了,也沒有機會深入討論、回饋…那5分鐘緩衝時間留了等於沒留,真的有點可惜。

此外,這個鬧鐘不一定非得是「鬧鐘」,有時也可以是其他事物。例如,傳聞中英國女王隨身拎著的手提包正是她的「鬧鐘」---當有人來跟女王攀談,而女王覺得談話差不多該結束時,只要將手提包從原先提著的那隻手「換」到另外一隻手上,隨從接獲這個「暗號」,就會上前稟報女王下一個行程即將開始(或另一位貴客等著見女王),讓方才的對話得以順暢地步入尾聲,而非唐突地戛然而止。雖然無從確認此傳聞的真實性,不過事先設定一個「鬧鐘」(也就是請另外一個人來在必要的時候來「救」你),不失是一個優雅退場的好方法。

事實上這也是許多企業老闆或高階主管經常運用的方式---你會發現在談話中,當時間差不多了,他的特別助理往往會悄然現身,這時老闆與客人就知道對話該畫下句點了。而即使你不是大老闆,也可以試著用這樣的方式:例如當你與一位客戶有約,你只有一小時的時間,但你知道他的話匣子一開就很難停下來;這時不妨在談話一開始就先行向對方致歉時間有限,並請一位同事擔任「鬧鐘」角色,在50分鐘左右之後過來提醒你們。

 

After:談談「接下來」的事
而除了運用「鬧鐘」之外,也可以運用關於「接下來」的話題,慢慢將約會帶向尾聲。例如,你可以關心對方「等一下怎麼回去?」「接下來的行程怎麼安排?」「等會需不需要幫您叫車?」,或者約定「下一次見面的時間」、核對「接下來的行動清單」...這些與「接下來」有關的話題,會自然地將對話引導至收尾,讓你們的對話結束得水到渠成。

 

只要好好運用以上三A法則:Announce、 Alarm、After,相信你的溝通效率、交流深度與人際關係的品質都會有顯著的提升!

 

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延伸關鍵字:人際溝通、職場溝通、職場禮儀、口語表達、Social Skills、 Communication Manners、Online Etiqutte、Netiqutte

(作者:陳麗卿/Perfect Image 陳麗卿形象管理學院