這樣說,讓老闆聽你的!

在我【360°領袖魅力學】課程中,我經常問學員:你生活中最難說服的人是誰?有高達5成的職場菁英表示:說服老闆最難,特別是權威很強的那種領導者。

為什麼說服老闆令人望之卻步?原因有二:一是不知道老闆在想什麼,二是不知道如何表達才能讓老闆聽進去。

 

員工的視野vs. 老闆的視野
你可能會說,「我不是老闆,怎麼知道他在想什麼?」我得告訴你,雖然老闆不易理解,但相信我,天底下的領導者所想的通常不會相去太遠。因此,只要掌握「一般的老闆在想什麼」,就可以概略推測出你的老闆在意的、思考的、取捨的點是什麼。

然而要怎麼知道一般的老闆在想什麼?透過閱讀商管書籍、進修上課、請教老闆級朋友,除了讓你提升專業與格局之外,還能看到「員工視野」與「老闆視野」之間的差異:當你站在老闆的高度,你的思考不只是從自己出發,而能站在對整個部門、整家公司的立場;你的計劃將不只著重短效,而放眼未來長遠的機會;你所看到不只是表面的問題,而是問題背後的脈絡。

例如,假設你覺得自己辛苦工作多年卻未陞遷或調薪,覺得努力沒有被公司肯定,因此充滿埋怨,但若能站老闆的角度來看,或許就會發現種種可能: 你的專業技能尚未足夠? 你的人際溝通技巧還需要精進? 你的專業形象還不符合下一個位階的需求? 公司正歷經虧損的艱難時期? 公司對於升遷有制式規範? 平時未培養能接班的人選,如果貿然把你升上去,原本由你負責的工作將會出現真空?

當你僅用員工心態來思考,或許會怨懟;但當你願意用領導者心態來思考,就能找出潛在的解決方法,或爭取討論的空間。

例如,假設你發現自己遲遲無法升遷,是因為你的技能過於專業,除了你沒有人能勝任,因此讓你「卡」在目前的位子上;就可以進一步規劃培養「接班人」,分享你的技能並慢慢授權,因為唯有這麼做,才能把你從目前的工作釋放出來,創造更多的可能性。

而當你要跟老闆溝通時,如果單純只以員工心態出發,往往只會被視為抱怨牢騷;但當你能以領導者心態來溝通,一切以「完善公司目標」為出發點,老闆的接受度會更高,甚至能提供資源協助你改善現狀。

 

閒聊式溝通 vs. 表格式溝通
許多領導者私下透露,最怕聽到員工問「老闆,可不可以跟你聊聊?」並不是怕員工提出問題,而是員工經常帶著還沒經過充分思考的問題過來,說了半天只是在閒聊,溝通費時而不聚焦,這對分秒必爭的老闆而言,無論時間或心力皆是耗損。因此,若你想讓老闆願意聽你說話,並且覺得跟你溝通很有效率,精簡扼要的表達技巧是絕對必要的。以下就是你一定要會的「表格式溝通」:

1. 提出主旨
2. 列點畫表格
3. 填入資訊

例如: 「老闆,我想跟你報告我對年度員工旅遊的一點想法(主旨),大略分成三點(列點畫表格)。第一,大家投票結果是去日本。第二,我搜集資料後發現,原訂的旅遊時段費用較高,天氣也較冷;所以,我建議調整員工旅遊時間,改成4月再出發,這樣既符合公司預算,同時天氣更舒服,更符合大家期待,請問老闆這樣可以嗎?(填入資訊)」

你的「表格」可以是:
.過去、現在、未來
.目前狀況、問題所在、解決方法 
.之於員工、之於公司、之於客戶 
.之於個人、之於部門、之於公司 
.好處、壞處、衡量損益後的方案 
.第一個好處、第二個好處、第三個好處

這樣的發言方式,除了讓自己脈絡清晰、讓老闆容易聚焦之外,也可以有效地提升你的立足點,展現出更宏觀的格局,讓老闆覺得你確實思考過,並且很有遠見。

 

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延伸關鍵字:說服力、溝通、向上管理、職場溝通、教育訓練、領袖魅力、Management of Behavior、Business Etiquette

 

(作者:陳麗卿/Perfect Image 陳麗卿形象管理學院