開會時如何表達不同意見


你有沒有這樣的經驗:

開會時,你提出了一個提案,當你問大家有沒有意見或其他想法時,或許有一兩位同事回饋建議,其餘同事中有人默不作聲地注視著你,有人低頭不語,有人邊聽邊點頭,你因此認為:大家已經達到共識了。然而會議結束後,你卻無意間聽見方才在會議上沒有意見的同事們,正在茶水間議論紛紛:「剛剛那個提案不合理,應該這樣做才對…」

這,正是許多身為領導者的學員與我分享的日常。如果有不一樣的想法,為什麼不在會議上提出來,而要假裝同意,私下議論時又講得口沫橫飛?看在老闆眼中,這其實很像在自助旅行時,有個旅伴明明知道不一樣的路,或許可以幫大家省時間、省預算、看到不同的風景;但卻因為懶得講、不想講、不敢講,或是認為「那不是我的工作」而選擇袖手旁觀。直到旅程結束之後,才私下抱怨:「可惜當初沒有走那一條路」。

明明有意見卻不願意在會議上討論,而私下糾眾評論,這樣的行為與自助旅行時的「豬隊友」,基本上是沒什麼不同的,而這種對組織而言非常負面的行為,也是老闆在意得不得了,卻不見得會告訴你的事。

歸根究底,為什麼有意見卻不願意在會議時提出?其實並不一定是懶得說、不想說,更多時候是因為:怕說出來後會得罪人、會被輕視、會被認為在找麻煩。然而,能夠在會議中提出不同想法,甚至是反對意見的人,對公司的貢獻其實是非常大的。

如果你知道自己的意見是有價值的,但不知道要怎麼啟齒,可以參考以下幾點:

 

直截了當提出
首先,很多人在提出不同意見時,會扭扭捏捏,或說「不好意思」;其實在會議上提出異議是很正常也很正面的事情,即便是反駁他人的想法,也不需要道歉,只要不卑不亢、泰然自若地直接說「關於這點我有不一樣的想法」,接著再繼續陳述就可以了。

 

永遠站在公司的立場 
提出不同想法時,請謹記:永遠站在公司的立場。當你以自己或部門的立場出發時,聽起來難免偏頗,甚至可能造成自私的印象;但是同樣的事情,如果能拉高一個層級,以「公司最大利益」立場出發,聽起來就會很不一樣:

以自己的立場出發
「方案改成這樣,我要怎麼跟客戶講?那個客戶這麼難搞…」

以公司的立場出發
「如果方案要修正,為了能夠留住這個客戶,可不可以請經理支援我一起去談...」

以部門的立場出發
「我們部門人力已經緊繃了,不可能再做這件事。」

以公司/客戶的立場出發
「如果要做這件事,原有的專案會需要往後延,為了不要耽誤我們承諾客戶的交期,可能要再評估一下日程…」

 

注意語氣
如果你知道自己的意見對公司有益,也是從公司立場出發,說出來之後卻經常效果不彰,那麼有可能是語氣、肢體動作、形象等「非語言溝通」(Nonverbal Communication)層面上出了問題。

在我的【360°領袖魅力學】課程上,一位身為科技業高階主管的學員就分享了他自身的經歷。外表內斂的他,過去覺得只要意見內容好,大家就應該要買單,但不知道為什麼,每次在主管會議上說出自己的想法後,大家卻不置可否,卓越的點子就這樣不了了之,讓他常有「力不從心」的感覺。

直到上課後,透過說話語氣與結構的全面調整,將說服力大大提升,他也告訴我們:「既然我的腦中已經有了對公司最好的想法,我就有義務要把這個想法用對的方式把它表達出來,進而為公司創造最大的價值。」 

沒有權威說服力的說話方式
語氣飄忽柔軟,聲音較高,每句話的最後一個字往上揚,多贅字(如嗯喔啊、然後、就是、那、對對對對對…)。

具有權威說服力的說話方式
語氣沉穩簡潔,聲音較低沉,每句話的最後一個字向下降,沒有贅字。

 

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(作者:陳麗卿/Perfect Image 陳麗卿形象管理學院