不可不知的辦公室禮儀


問:在電梯裡常遇到其他部門不是很熟的同事,需要打招呼嗎?打招呼不知要說些什麼,但是不打又很尷尬 …

陳老師答:
如果電梯裡只有你們兩人,可以微笑道早安,甚至看情形談談天氣等等。如果還有其他一兩個人,若目光接觸可以點頭微笑。如果電梯很擁擠則無所謂,除非四目接觸,並且對方先道早安或點頭微笑再做回應即可。

問:忙碌中或不希望被打擾的的時候,如何婉拒過路停留聊天的同事?

陳老師答:
當你很忙碌的時候,即使有人進來,也請繼續工作,而不是抬頭微笑歡迎,直到他敲門或問「現在有空嗎?」再抬頭。這時,不要微笑,要讓自己看起來像是滿腦子還是工作的樣子。千萬不要邀請他進來坐,門口說說即可。任何討論的事情,除非是急件,都可以問他何時需要,可否那時再給他? 

問:小孩子放假無處可去,我可以帶他到辦公室嗎?

陳老師答:
若辦公室史無前例,請先徵詢老闆的同意。並且把握住以下三大原則︰一、小孩不要在會議中出現;二、不要讓秘書同事幫忙看小孩,除非有緊急事情發生;三、讓小孩知道這裡是上班的地方,不是學校,需要絕對的安靜。記得帶玩具、拼圖、或蠟筆,萬全的準備,會讓你更輕鬆。

問:當我和老闆一同外出時,可以和他並行嗎?

陳老師答:
請記得「前尊右大」的原則,也就是讓比你職位高的人走在前頭或右邊,除非右邊是馬路、水溝,或是前頭路向不明時,則可以例外。所以,下次觀察一群由辦公大樓走出來的人,您可以經由這樣的原則而得知其中的職位高低。 

問:我的上司常常在我度假時打電話給我,我該如何處理?

陳老師答:
看你囉!如果你也是那種放心不下公事的人,那就無妨;如果你不想被打擾,在度假前應先告訴上司你會不在好幾天,他應該就會明白了。當然,你在離開前最好能計劃並安排好大大小小的事,並有職務代理人,你也才能無後顧之憂地離開。

問:我和上司私交很好,我去過他家好幾次,他也來過我家,私底下我們就像是好朋友一樣。請問在辦公室時我該用什麼樣的態度對他較好?

陳老師答:
無論您們私交多好,一旦您們成為上司與下屬的關係時,請千萬記得:不可洩漏任何他人私生活的事情。甚至您的先生或男朋友在聚會中,也不宜去談論任何有關公司的缺失;這樣不但容易引起上級的注意,您也很可能被誤以為是個愛撥弄是非,流言蜚語的人。其實不只是老闆,和公司其他同事的特別情誼,也都要心照不宣才好。

問:我剛進入這家公司,怎樣稱呼同事比較好呢?我曾經聽人家說親暱的稱呼可以快速增加同事彼此之間的感情,是真的嗎?

陳老師答:
不要預設所有的人都會喜歡親暱的稱呼。建議你先觀察其他同事是如何稱呼彼此的,是連名帶姓?直呼名字?英文還是中文?或是某小姐、某經理?在一間空間不大的辦公室裡,通常如何稱呼是由老板來決定的,您也可以遵循他的方式。如果老板叫大家的名字,您也不妨如此;如果老板稱呼大家某小姐、某先生,您也應該同樣這麼做。如果是在大公司,可以跟您最熟識的工作伙伴以名字相稱,但請切記:老闆除外。還需要注意的是,如果您們平時習慣較親密的稱呼,在正式場合中請視情況恢復某小姐、先生,或職稱的說法。例如「王經理,這是我的秘書陳小姐」,而不是「這是我的秘書阿珠」。

 

(作者:陳麗卿/Perfect Image 陳麗卿形象管理學院