說了半天,重點是...?


建立「元素週期分類表」的俄國化學家門得列夫(Mendeleyev),是一個面對無趣的發問者,會毫不留情面批評對方,但對於朋友卻極為寬厚的人。有一回,一個朋友到門得列夫住處串門子,一見到本人,朋友的話匣子全開,劈哩叭啦說個沒完,而門得列夫卻是安安靜靜的坐著,一聲未吭。見狀,朋友忍不住問:「我的話使你感到厭煩了嗎?」「不,沒有…」門得列夫回答,並接著說道:「你說到哪兒去了?請繼續說吧!你並不妨礙我,因為我正在思考自己的事情…」

也許我們都曾經領教過,像門得列夫的朋友那樣喋喋不休,卻不知重點為何的朋友、客戶、甚至主管。眼見時間一分一秒流逝,對方卻沒有停止說話的意思,心中掛記著其他尚待完成的要事而暗自著急,但又不好意思打斷對方…這樣的對談型式,可說是一場災難。語言哲學家維根斯坦(Wittgenstein)在著作在《邏輯哲學論》曾提到:「凡是能夠說的事情,都能夠說清楚;凡是不能說(清楚)的事情便須保持沉默」。事情說不清楚,除了個人都尚末釐清思緒之外,還有一個主要的原因,就是雙方「語言邏輯」不同。每個人都有自己的語言邏輯,然而自己懂卻不等於別人也能懂,因為是否聽懂你的話,取決於對方。如何讓自己說出來話有條有理,減少誤差,以達到最有效的溝通,其實是有方法可循,說明如下:

  1. 分點敘述
    解釋事情、佈達命令、溝通事務,最好能明確清楚的告知內容分成幾個部份說明,讓聽者做好準備接受訊息。

  2. 三段論法
    除了分點,當我們企圖說明、解釋一個觀念時,最好還能採用三段論法 -- 先定義,再以白話文進一步說明或舉例,最後導出結論,呼應所要表達的主題概念。例如,我要說明「形象管理」於今日社會的必要性,首先需定義「形象管理」為何,緊接著用更淺顯的語詞說明並舉出實例,透過「形象管理」整合內外在,可以讓人發揮自己最大的力量,最後結論。這樣不但有邏輯,且說服力十足。有些人少了定義、直接舉例,聽不出專業;有些人只下定義、少了舉例,讓對話太過抽象;直接下結論更是沒頭沒腦、不著邊際。

  3. 理由不過三
    當我們希望能夠說服對方進行某事、或者期待建議的事情能夠實行時,最多只給對方三個合理的理由。例如:有些父母希望子女參加「多益考試」(TOEIC),厚植競爭條件,立意是好的,但一開口,卻是一連串的命令句:「這麼多人都在考,只有你沒考,這樣對嗎?」「反正聽我的就對了!」見子女意願不高,又是叨叨絮絮,最後弄得不歡而散。聽者若是無從對話中感受到主題的重要性,即是缺乏說服力。

    其實只需要給足三個理由,如:
    (1) 多益考試的題型,多與一般日常英語為主,準備考試的過程中,無形中已在累積自己的英文能力,且考過也比較容易知道自己的實力;
    (2) 一般大企業對外求才,都會要求出示「多益考試」的成績,譬如「宏基」就要求分數達750分以上,參加多益,屆時求職錄有的機率相對較高;
    (3) 「多益考試」的成績,同時也是報考商管學院研究所的重要參考,因為教授大多會以英文面試,且會要求提出多益成績。

    有了這三個理由,就算你還知道,多益測驗是以職場為基準點的英語能力測驗中,最多國家最採認的分數,目前全球有超過4000家企業使用多益測驗…這些話不說都沒關係。因為再多的理由,聽者也不堪負荷了。

  4. 用詞淺白
    說話要有條理,還有一個關鍵,就是注意用詞。最理想的說話方式,就是講出來的話對方一聽就明白,完全不需要猜測思考。舉例來說:假設衛生署呼籲大家「現在是輪狀病毒肆虐的期間,家中的嬰幼兒及兒童都應特別小心,避免感染,請家長留意」。這句話要讓一般民眾普遍理解,其實是不容易的。

    首先,什麼是輪狀病毒?父母要怎麼判斷家中孩子生病,是否就是輪狀病毒作怪,而不是得到其他的疾病?一般人不會認為聽不懂是背景知識不足,反而會責怪對方話沒有說清楚,所以一味地強調專有名詞,雙方語意的理解落差會更大。因此衛生單位在進行衛教宣導時,都會列出病癥,且舉出具體的護理方式,提醒民眾注意。另外,除了詞彙要容易理解,舉例要能貼近生活經驗為最佳。如果我們要舉出努力的學者,以做為學子的借鏡,對華人提到諾貝爾化學獎得主 -- 德國科學家格哈德‧埃特爾,所引起的共鳴可能較小,這是因為德國科學家離大多數華人的認知太遙遠,不如提到李遠哲,還為大多數華人所熟悉。因此在說明時,以經常耳聞的人事物為例,反而能讓聽者更快掌握重點。

 

(作者:劉文英博士/Perfect Image 陳麗卿形象管理學院